Schritt 5: Daten archivieren

Langzeitarchivierung ist dabei einem fortwährenden technischen und soziokulturellen Wandel unterworfen. Die Verwendung möglichst offener, nicht proprietärer Datenformate wird empfohlen. Langzeitarchivierung weist drei zentrale Bereiche auf: 1. die Dokumentation der Forschungsdaten, 2. deren langfristige Aufbewahrung sowie 3. die Bereitstellung eines Zugangs zu den Daten. [3]

Warum sollten Daten archiviert werden? [4]

• Forschungsergebnisse belegen, reproduzieren und darauf aufbauen
• Integrität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Forschung gewährleisten
• langfristiger Datenerhalt für die wissenschaftliche Gemeinschaft
• Daten langfristig nutzbar (lesen) und interpretierbar (verstehen) halten

Welche Herausforderungen bestehen bei der Langzeitarchivierung?

• durch den technologischen Wandel werden Datenträger, Dateiformate, Software und Ablageorte schnell unzugänglich und unbenutzbar
• regelmäßige Überprüfung der Daten im Hinblick auf Erhaltung ihrer Nutzbarkeit sicherstellen vs. Personalfluktuation, Projektbefristungen
• Bereitstellung technischer Infrastruktur und organisatorischer Maßnahmen
• Etablierung von Workflows und Standards (Rechtsfragen, Qualitätssicherung)

Wie lassen sich die Herausforderungen lösen?

• umfassende Dokumentation und Beschreibung durch Metadaten, Verwendung von Metadatenstandards
• Verwendung von Dateiformaten, die kompatibel und zur Langzeitarchivierung geeignet sind sowie die verlust­freie Konvertierung in alternative Formate ermöglichen
• Verwendung offener Dateiformate (offen dokumentierte, nachvollziehbare Spezifikationen, Hersteller-unabhängig, mit unterschiedlichen Programmen nutzbar)
• Durchführung der Langzeitarchivierung durch renommierte Dateninstitute/ Forschungsdatenzentren, dann müssen Forschende o.g. Anforderungen nicht selbst gewährleisten
• Nutzung vertrauenswürdiger, möglichst zertifizierter Archive

In der Phase der Datenarchivierung müssen verschiedene rechtliche Aspekte berücksichtigt werden (siehe Exkurs Rechtliche Aspekte im FDM). Besonders das Urheberrecht spielt eine zentrale Rolle. Im digitalen Raum ist jede Vervielfältigung urheberrechtlich relevant, die die Rechte von Autor*innen, Eigentümer*innen, Verlagen etc. tangieren kann. Daher ist es essenziell, die Urheberrechte klar zu definieren und entsprechende Genehmigungen einzuholen, bevor Daten archiviert werden. Bei der Archivierung personenbezogener Daten sind Zustimmung und Einwilligung der betroffenen Personen notwendig. Es muss festgelegt werden, nach welcher Zeit diese Daten gelöscht werden, um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden. Eine zwingende Anonymisierung ist erforderlich, um die Privatsphäre der Betroffenen zu schützen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

Das Vertragsrecht regelt, wie lange Daten aufbewahrt werden dürfen oder müssen. Es ist wichtig, diese vertraglichen Vorgaben genau zu befolgen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und die Integrität der archivierten Daten sicherzustellen.